अध्याय - 8

डाटा प्रोसेसिंग के मूल तत्त्व, डाटा पदानुक्रम एवं डाटा फाइल संरचना,
डाटा फाइल संगठन, मास्टर फाइल तथा ट्रांजेक्शन फाइल

(Basics of Data Processing, Data Hierarchy and Data File Structure,
Data File Organisation, Master File and Transaction File)

प्रश्न- डाटा प्रोसेसिंग क्या होता है? इसके आधारभूत चरण समझाइये।

अथवा
डाटा प्रोसेसिंग सिस्टम को समझाइये।
इस प्रश्न का उत्तर नीचे दिये गये सम्बन्धित प्रश्नों के उत्तरों को मिलाने से पूरा होता है।
सम्बन्धित लघु उत्तरीय प्रश्न
प्रश्न - डाटा प्रोसेसिंग का क्या आशय है?

उत्तर -

'डाटा प्रोसेसिंग' में डाटा शब्द "डाटाम्" (Datum) शब्द का बहुवचन है। सामान्यतः डाटा शब्द का प्रयोग एकवचन तथा बहुवचन दोनों ही प्रकार से किया जाता है। डाटा किसी तथ्य, निरूपण, कल्पना या उपस्थिति को कहते हैं। ये तथ्यात्मक सामग्री के रूप में किसी निर्णय, गणना या वार्तालाप को आधार प्रदान करते हैं। इन्हें संग्रहीत करके हम प्रतिवेदन, संख्यायें या दस्तावेज तैयार कर सकते हैं।

डाटा निम्नलिखित में से किन्हीं एक या उसके किसी संयोजन से मिलकर बनते हैं -

अंक (Digit) - सामान्य गणितीय अंक जैसे 0, 1, 2, ......9

वर्ण (Alphabets) - वर्णमाला के अक्षर जैसे A, B, C, ... Z

विशेष चिन्ह (Special Symbols) - जैसे, +, - , /,  % आदि।

डाटा वे तथ्य संख्यायें, टेक्स्ट, ग्राफिक्स, ध्वनियाँ और चलायमान चित्र या इनमें से किसी भी दो या दो से अधिक का संयुक्त स्वरूप हैं, जो किसी कार्य विशेष को सम्पादित करने के लिए उपयोगी नहीं होते हैं। दूसरे शब्दों में किसी व्यक्ति, वस्तु, स्थान, संस्था अर्थात् एक इकाई के सन्दर्भ में डाटा की सार्थकता नहीं होती है। उदाहरणस्वरूप, निम्नलिखित टेक्स्ट और संख्याओं का कोई अर्थ नहीं निकलता है।

जयवीर     90.80     2021    'A'

परन्तु यदि इन टेक्स्ट और संख्याओं को अच्छे स्वरूप में लिखकर प्रस्तुत किया जाये तो इसका अर्थ निकल सकता है, जो किसी के लिए उपयोगी हो सकता है। उदाहरणस्वरूप -

इस स्वरूप में इन डाटा के अर्थ स्पष्ट हैं कि जयवीर एक छात्र का नाम है, जिसने 2021 की परीक्षा में 90.80 प्रतिशत अंक, ग्रेड- 'A' के साथ हासिल किये। अतः ये डाटा एक छात्र से सम्बन्धित है और इनकी उपयोगिता हो सकती है।

यदि डाटा को किसी व्यक्ति द्वारा या मशीन के द्वारा परिवर्तित किया जाए या उन्हें पुनः व्यवस्थित किया जाये जिससे कि उनका किसी विशेष उद्देश्य हेतु प्रयोग किया जा सके तो इस प्रक्रिया को हम 'डाटा प्रोसेसिंग' कहते हैं। यह क्रियाओं की एक ऐसी श्रृंखला होती है, जो डाटा को इन्फॉर्मेशन के स्वरूप में बदलती है। "डाटा प्रोसेसिंग सिस्टम" का तात्पर्य किसी संस्था के उन सभी संसाधनों ( resources) से होता है, जिनका प्रयोग डाटा प्रोसेसिंग को सम्पादित करने में होता है। डाटा प्रोसेसिंग का सम्बन्ध मुख्य रूप से वाणिज्यिक और व्यापारिक डाटा को प्रोसेस करने से होता है, जिनमें डाटा की मात्रा की महत्ता होती है एवं डाटा प्रोसेसिंग की प्रवृत्ति पुनरावर्ती होती है।

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